Tidigare var rapportering av körsträcka en manuell och relativt tråkig process. Kostnadsanspråk var beroende av penna och papper, och kunde ofta vara hastigt nedklottrade på servetter på bensinstationen – för att logga körda mil. Varje förare var ansvarig för att ange sina egna uppgifter och beräkna sina egna affärsmil. Det var att be om problem ー processen var alldeles för öppen för misstag eller missbruk, vilket gjorde att många företag överskattade sina körsträckor.
Lyckligtvis finns det numera bättre lösningar. En digital körjournal/elektronisk körjournal erbjuder en mycket enklare lösning för att logga körtider och körsträcka med mycket större noggrannhet. Dessutom eliminerar en digital körjournal behovet av manuella beräkningar.
Det finns flera typer av digitala körjournaler, alla med sina unika fördelar och nackdelar. De två främsta typerna inkluderar:
- Webbaserade körjournaler du kan se i mobilen som du enbart behöver föra in start- och slutaddress och den räknar automatiskt ut körsträcka och milersättning
- GPS spårsändare, hårdvara du kopplar in i bilen som automatiskt registrerar all aktivitet
3 viktiga fördelar för ditt företag
Oavsett vad för typ av digital körjournal du har så erbjuder de liknande typer av fördelar. Här är några av de viktigaste fördelarna med lösningar för körsträcka.
1. Minskade transportkostnader
Först och främst hjälper dessa digitala verktyg dig att minska kostnaderna. De ger en komplett överblick av alla medarbetares resor och gör att du kan identifiera eventuella onödiga resor, undvika överskattningar och förbättra framtidsplaneringen.
2. Mindre tid åt admin
Automatiserade, digitala körjournaler tar också bort behovet av tidskrävande manuella processer för att registrera och ladda upp information om körsträcka.
Att ta bort dessa krav innebär att dina anställda lägger tid på mer produktiva aktiviteter. Det är bra för chefer också. Kostnadsersättningar kan räknas ut automatiskt, så att skatteavdrag eller ersättningar görs utan manuell inmatning.
3. Minskade utsläpp
En naturlig konsekvens av att kunna minska din körsträcka är att du också minskar utsläppen från företagets resor. Detta är ett allt viktigare övervägande för många företag, eftersom hantering av koldioxidavtryck är en viktig del av alla företags praxis för socialt ansvar.
Att uppmuntra effektivare användning av företagets fordon – eller avskräcka medarbetare från att använda sina bilar och göra anspråk på personliga resor – gör ditt företag grönare och lönsammare.
Elektronisk körjournal ー Bäst i test
Termen “elektronisk körjournal bäst i test” används ofta för att beskriva marknadens främsta digitala körjournal. Tyvärr säger dessa tester ofta inte alltför mycket då de är relativt subjektiva. Oavsett vad för produkt det gäller finns det sällan en “bäst i test”-produkt som passar alla typer och storlekar på företag och deras behov.
Vårt förslag är att alltid testa lösningen innan du väljer att köpa den. Testa gärna flera om det skulle vara så och jämför dem för att hitta den lösningen som passar dig och dina anställda. Kanske föredrar du en webbaserad digital körjournal framför den du kopplar in i bilen. Återigen, detta är mycket personligt, se till att göra din research för att hitta den lösningen som passar dig och dina anställdas behov bäst.